Tajuk 3: Aplikasi, Garis Panduan & Etika Penggunaan Emel Dan Internet.

1.0 TUJUAN
Memastikan penggunaan yang berkesan tanpa memberi impak negatif ke atas capaian kepada
sistem-sistem aplikasi lain yang beroperasi di dalam jaringan.

2.0 TUMPUAN MASALAH
Dua (2) faktor penting yang mempengaruhi keupayaan jaringan dalam memberi perkhidmatan
yang optimum ialah :
a. Memilih masa penggunaan yang sesuai; dan
b. Cara penggunaan yang betul.

3.0 HAK PENGGUNAAN EMEL DAN INTERNET
Kemudahan penggunaan emel dan internet adalah tertakluk kepada peraturan jabatan dan
boleh ditarik balik jika penggunaannya menyalahi peraturan tersebut.

4.0 KAEDAH PENGGUNAAN YANG BETUL (do’s and don’ts)

4.1 AKAUN emel
a. Katalaluan (password) emel hendaklah dirahsiakan dari pengetahuan umum;
b. Mengaktifkan emel pada seluruh waktu kerja;
c. Menggunakan akaun emel milik persendirian yang rasmi di dalam urusan kerjakerja
rasmi;
d. Tidak membabitkan diri di dalam aktiviti penyamaran alamat emel.

4.2 PENYENGGARAAN KOTAK MEL
Penyenggaraan kotak mel pada komputer mikro adalah menjadi tanggungjawab setiap
pengguna. Tugas-tugas itu merangkumi:
a . Menghadkan jumlah mel yang harus disimpan;
b . Menghapuskan mel-mel yang tidak penting;
c . Mel-mel yang penting dan berbentuk rahsia atau peribadi hendaklah dipindahkan
ke tempat yang lebih selamat;

4.3 PENYEDIAAN emel
a. Berikan mel tajuk (subject) yang sesuai untuk mengambarkan isi kandungannya;
b. Mel yang bertajuk akan memudahkan penerima memberi keutamaan ke atas mel-mel
yang akan dibaca atau dirujuk;
c. Tulis kandungan mel sama seperti anda akan menulis di atas kertas;
d. Amalkan menulis kandungan mel dengan ringkas dengan penggunaan bahasa yang
betul dan sopan;
e. Kandungan mel tidak seharusnya mengandungi maklumat rahsia atau peribadi;
f. Kandungan mel yang tersusun akan kelihatan teratur dan mudah dibaca;
g. Gunakan tandatangan (signature) bagi membolehkan penerima mendapat maklumat
asas mengenai diri anda;
h. Amalkan penggunaan buku alamat (address book) untuk menyimpan alamat-alamat
emel yang akan digunakan kemudian nanti.
i. Jika anda melampirkan fail ‘attachment file’, pastikan saiz fail itu tidak
terlalu besar; dan
j. Elakkan diri dari menggunakan kemudahan emel untuk tujuan menghasut,
menfitnah, menghantar berita palsu, menerbit semula hakcipta atau aktivitiaktiviti
lain yang ditegah oleh undang-undang siber.

4.4 PENGHANTARAN emel
a. Jangan libatkan diri anda dalam aktiviti penghantaran mel sampah (flaming),
mel bom (mail bombing) dan mel spam;
b. Pastikan dengan betul alamat emel yang hendak dihantar;
c. Gunakan kemudahan arahan (cc:) dan (bcc:) untuk menyalinkan mel kepada orang
tertentu; dan
d. Mel yang tidak berjaya dihantar akan berada di dalam folder outbox dan boleh
diedit untuk dihantar semula.

4.5 MEMBUKA emel
a. Memeriksa kotak mel dalam jangkamasa waktu yang sesuai kerana ada mel perlu
diambil perhatian atau tindakan segera; b. Jawab mel yang dirujuk dengan
menggunakan arahan (reply:) atau (reply all :) dimana perlu; dan
c. Arahan forward membolehkan mel yang diterima dipanjangkan kepada orang lain.

4.6 MENJADI AHLI DALAM SENARAI MEL (MAILING LIST) ATAU KUMPULAN PERBINCANGAN
(DISCUSSION GROUP)
a. Pilihlah kumpulan perbincangan atau senarai mel yang sesuai dan sihat untuk
mendapatkan maklumat yang relevan;
b. Jangan daftarkan diri anda dalam senarai mel tertentu yang menyebabkan anda
menerima sejumlah mel yang banyak pada setiap hari ;
c. Apabila seseorang menawarkan sesuatu perkhidmatan atau memohon nasihat,
jawablah dengan tertib dan jujur;
d. Mel komen peribadi hendaklah dihantar kepada penerimanya sahaja dan bukan
kepada semua ahli;
e. Anda seharusnya mengeluarkan alamat emel daripada senarai mel atau kumpulan
perbincangan apabila anda beranggapan ianya tidak banyak memberi faedah dan
berunsur negatif;
f. Berilah pendapat yang sihat dan jawablah segala pertanyaan dengan tertib dan
elakkan dari pertelagahan; dan
g. Gunakan sumber rujukan untuk menerangkan sesuatu yang pada anggapan anda sukar
difahami atau sukar diterima oleh ahli lain.

5.0 INTERNET
5.1 MELAYARI WORLD WIDE WEB (WWW)
a. Browse atau carilah maklumat menerusi WWW yang berkaitan dengan tugas anda
sebagai penjawat awam.
b. Bertindaklah sebijak mungkin di dalam membuat carian (searching) dengan
mengkhususkan bahan atau perkara yang diingini;
c. Memilih enjin pencari yang sesuai agar carian itu dapat dilakukan dengan lebih
efisyen dan mendapat tindak balas yang lebih cepat;
d. Elakkan diri anda dari melawat laman-laman yang akan menjatuhkan maruah anda
dan imej jabatan;
e. Anda juga dilarang daripada melawat laman-laman yang memuatkan maklumat anti
kerajaan atau subversif yang bertentangan dengan undang-undang negara;
f. Amalkan membuat penanda (bookmark) pada laman yang berfaedah untuk rujukan
kemudian hari; dan
g. Cetaklah dokumen yang difikirkan akan digunakan untuk tujuan rujukan.

5.2 PROSES MEMINDAHKAN FAIL
a. Aktiviti pemindahan fail seharusnya dilakukan selepas waktu pejabat;
b. Pastikan anda mempunyai ruang storan yang mencukupi sebelum melakukan aktiviti
pemindahan itu;
c. Cakera keras (hard disk) memerlukan ruang storan sebesar 40 MB untuk
membolehkan sistem pengoperasian berjalan dengan lancar;
d. Kaedah memindah fail yang biasa ialah dengan menggunakan arahan File Transfer
Protocol (FTP), HyperText Transfer Protocol (HTTP) atau proses ‘downloading’
biasa;
e. Baca dan fahami akan tawaran atau syarat-syarat tersebut sebelum anda
memulakan aktiviti itu;
f. Adalah menjadi tanggungjawab pengguna untuk menyemak keperluan hakcipta dan
mematuhi segala peraturan mengenainya;
g. Segala bentuk perjanjian perkhidmatan dan urusniaga elektronik (kad kredit)
yang dilakukan adalah menjadi tanggungjawab pengguna sepenuhnya;
h. Jika anda akan melakukan urusniaga elektronik, pastikan pembekal memproses
permohonan itu dengan menggunakan pelayan selamat (secured server).

6.0 KESIMPULAN
Etika ini diharap dapat dipatuhi sepenuhnya oleh semua peringkat pengguna bagi
mewujudkan masyarakat pengguna emel dan internet yang bertanggungjawab dan penyayang.
Berbanggalah dengan kemudahan yang diberikan ini dan jadilah pengguna yang bijaksana
demi untuk meningkatkan produktiviti jabatan secara keseluruhannya. Bertekadlah untuk
meletakkan diri anda sebagai penjawat awam yang kompiten dan progresif demi mencapai
cita-cita yang menjurus kepada perkhidmatan awam yang terunggul di dunia.
Etika ini diharap dapat dipatuhi sepenuhnya oleh semua peringkat pengguna bagi
mewujudkan masyarakat pengguna emel dan internet yang bertanggungjawab dan penyayang.
Semoga kita semua akan menjadi pengguna yang lebih bijaksana demi untuk meningkatkan
produktiviti jabatan secara keseluruhannya.